FinancieelUncategorized

Hoe omgaan met wanbetalers?

By October 31, 2019 No Comments

Wanbetalers bezorgen u niet alleen nodeloos veel kopzorgen, ze kunnen ook cashflowproblemen veroorzaken. Een kordate aanpak is dus noodzakelijk. In dit artikel leert u hoe u te werk gaat.

Omgaan met wanbetalers is een delicate zaak. Langs de ene kant wil u uiteraard waar u recht op hebt: een correcte vergoeding voor uw diensten. Langs de andere kant blijven dubieuze debiteuren klanten die u liever te vriend houdt. Daarom is het belangrijk dat u steeds uw kalmte bewaart zonder té toegeeflijk te zijn. Loopt het toch fout, dan stuurt u eerst een schriftelijke betalingsherinnering.

De schriftelijke betalingsherinnering

Deze mag u versturen van zodra de afgesproken betalingstermijn overschreden is. U geeft zo een duidelijk signaal dat u uw administratie nauwgezet opvolgt. De toon van uw brief of e-mail is duidelijk maar vriendelijk. Houd er in de herinnering steeds rekening mee dat er een vergissing in het spel is (bijvoorbeeld: “Wellicht is de factuur aan uw aandacht ontsnapt”). Sluit af met de expliciete vraag het openstaande bedrag binnen de zeven werkdagen te betalen.

Belangrijk, geef ook aan wat er gebeurt indien de extra termijn wordt overschreden en verwijs daarbij naar uw algemene voorwaarden als u administratieve kosten en/of intresten gaat aanrekenen.

Neem telefonisch contact op

Heeft uw klant nog altijd niet betaald drie dagen na uw eerste rappel? Bel hem of haar dan even op. Uiteraard blijft u ook aan de telefoon klantvriendelijk, maar zeg wel duidelijk dat het in uw beider belang is dat het bedrag snel wordt overgemaakt.

Sluit het telefoongesprek positief af. Spreek uw verwachtingen uit voor de toekomst en laat eventueel ruimte voor vragen. Na uw telefoongesprek zet u de gemaakte afspraken op mail of in een aangetekende brief.

Tweede aanmaning en gerechtelijke stappen

Haalt ook dat niets uit? Dan stuurt u een tweede en eventuele een derde aanmaning. Vermeld steevast de gevolgen van de laattijdige betaling en reken in de factuur de bijkomende administratieve kosten aan. In uw laatste aanmaningsbrief zegt u dat dit de laatste waarschuwing is en dat u daarna een incassobureau, of uw advocaat, zult inschakelen. De dubieuze debiteur draait in dat geval op voor alle achterstallige facturen (plus intresten) én de gerechtskosten.

Voor verdere inlichtingen over dit topic staan wij uiteraard tot uw beschikking. Contacteer ons.

Leave a Reply